Pagina's

vrijdag 23 november 2012

Ruilpagina en weer op reis: wat kan je declareren?

Zoals ik gisteren al aankondigde, ook ik wil via een ruilpagina dingen aanbieden. De oplettende lezer heeft gisteren al gezien dat de ruilpagina aan het einde van de middag “live” was. Nu even via deze weg er speciaal aandacht voor. Dus ik hoop dat ik op deze manier op een leuke manier mijn spulletjes van eigenaar kan wisselen.

Volgende week mag ik ook weer op zakenreis, of beter gezegd moet ik op zakenreis. Op vriendelijk toon werd mij verteld dat ik een dagje naar Londen moet. Als het aan mij ligt, reis ik zo min mogelijk. Het zakelijk reizen is helemaal niet zo leuk als het lijkt. Vaak maak je hele erge lange dagen en je zit ’s avonds in een muffe hotelkamer. Van de stad zelf zie je vaak niets. Ik vind het niks aan en zie het reizen meer als een noodzakelijk kwaad.

Bovendien ben ik sinds de geboorte van mijn dochter niet meer zo’n held met vliegen. Vroeger vond ik het geluid van de ronkende motors een heerlijk geluid en vond ik het ronduit een heerlijk gevoel als het vliegtuig met een rotsnelheid over de startbaan ging en dan langzaam met zijn wielen van de grond af ging. Het gaf mij een gevoel van onbeperkte mogelijkheden en enorme adrenalinekick. Waarschijnlijk voelde ik me toen zoals een kind zich voelt in de draaimolen op de kermis. Nu wil ik het opstijgen en landen zo snel mogelijk achter de rug hebben en hoop ik alleen maar dat het goed gaat. Langzaam valt die spanning weg als het vliegtuig eenmaal hoog in de wolken hangt.

Wat ik nog wel steeds ontzettend leuk vind, is rondlopen op Schiphol. Nu woon ik daar niet zo ver vandaan dus ik kom daar regelmatig, al is het maar om de trein of bus te nemen. Ik blijf gefascineerd kijken naar de stroom van vertrekkende en aankomende mensen, ik slik stiekem een brok in mijn keel weg als ik mensen afscheid zie nemen of elkaar in de armen zie vallen en ik geniet hoe alle culturen, geloven en rassen daar vredig naast elkaar de weg vinden naar hun bestemming. Het zal je dan ook niet verbazen dat ik geniet van Hello Goodbye en dat de doos tissues dan overuren draait bij het aanhoren van de vaak persoonlijke verhalen. Volgende week mag ik dus weer even deel uitmaken van dit bijzondere wereldje.

Nu vind ik zakenreizen en nadien declareren van kosten altijd een beetje een moeilijk verhaal. Vroeger declareerde ik veel kosten niet omdat ik niet vond dat ik dit kon maken. Redenering was dat je thuis toch ook moet ontbijten, koffie drinken etc. Ook koos ik vaak voor het goedkoopste alternatief omdat ik vond (vind) dat je niet onnodig extra kosten hoeft te maken voor het bedrijf waar je werkt. Redenering was dat als ik het op persoonlijke titel zou doen, ik niet die taxi zou nemen maar in plaats daarvan de trein of metro. Achteraf gezien heb ik hierdoor onnodig veel zelf betaald voor kosten die ik, als ik thuis was geweest, niet had gemaakt of in ieder geval tegen een lagere prijs.

Via collega’s hoorde ik wat zij allemaal declareerde. Zij declareren zonder enige vorm van schaamte of nadenken overbagage, de stomerij kosten van het hotel terwijl ze maar een week van huis zijn en de taxi naar huis omdat ze op tijd willen zijn om een voetbalwedstrijd te zien. Weer een andere collega kreeg onlangs €600 terug van de vliegmaatschappij omdat hij uren op het vliegveld had doorgebracht vanwege vertraging. Kan je dit doen als het ticket door werk is betaald? Zou die €600 niet aan het bedrijf moeten toekomen? Ik zou me moreel bezwaard voelen maar toch ben ik wel deels veranderd na het aanhoren van al deze verhalen. Ik neem nu wel een taxi en ook parkeer ik tegenwoordig mijn auto op het vliegveld als ik binnen één dag op en neer vlieg en declareer ik vervolgens de parkeerkosten. Zelf het kopje koffie declareer ik tegenwoordig terwijl ik dat vroeger nooit zou hebben gedaan. Ik hoef nu ook weer geen dief te zijn van mijn eigen portemonnee.

9 opmerkingen:

  1. Geld terug door vertraging in eigen zak steken is natuurlijk stelen van de baas. Je zit ook zijn tijd te verdoen door het wachten.
    Ook voordeelbonnen die je ontvangt omdat je zakelijk iets gekocht hebt (bijvoorbeeld gratis overnachting in een hotel) moet je aan je baas teruggeven. Vaak heeft deze er niets aan, dus gooi ze meteen in de prullenbak.
    Ik ken ook (ex-)collega's die altijd ontbijt en lunch declareren terwijl het ontbijt in Europa toch echt bij de kosten voor logies in zitten en de lunch wordt aangeboden bij conferenties etc., vaak ook minimaal één keer een diner.
    Zo jammer dat je sinds 2005 niet meer bewijsstukken hoeft te overleggen voor deze "kosten".

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Nou wij wel! Bonnetje kwijt, geld kwijt. Bij iedere zakenreis moet je een schatting van de te maken kosten opgeven (en laten goedkeuren) en dan achteraf declareren met bonnetje. Waarbij een lichte afwijking overigens wel wordt geaccepteerd. En je mag ook niet zelf een hotel uitzoeken, alleen ketens met prijsafspraken.

      Verwijderen
    2. Ik ben het niet helemaal eens met het 'tijd van de baas verdoen'. Het scheelt misschien of het de heen- of terugvlucht is, maar als je vier uur later thuis bent of vier uur later kunt gaan slapen dan is het ook jouw tijd/gezondheid.

      Ik werk zelf in de luchtvaart dus ik zou compensatie voor een vertraging niet aanvragen, laat staan declareren, maar afhankelijk van hoe ik de 'belasting' van de trip ervaar declareer ik bijv. wel een lunch. Als het alleen om een treinkaartje van een knaak gaat laat ik het lekker zitten.

      Verwijderen
  2. Heel herkenbaar. Manlief heeft in het verleden ook veel kosten voor zichzelf betaald. Totdat ie doorhad dat collega's werkelijk alles declareerden. Zelfs 10 minuten overwerk werden geschreven, terwijl manlief per definitie overwerkt (onbetaald). Sinds kort declareert hij ook gewoon, alhoewel hij er nooit misbruik van zal maken.

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Het siert je dat je er geen misbruik van hebt gemaakt, dat vind ik alleen maar goed. Maar je hoeft natuurlijk niet te streng te zijn voor jezelf. Een kopje koffie in een hotel of restaurant had je misschien thuis ook gedronken maar natuurlijk wel tegen een heel ander tarief. Dus zolang je redelijk blijft mag je dingen best declareren. De zakenreis moet je immers geen geld kosten, anders ben je vrijwilligerswerk aan het doen.

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Parkeerkosten of taxi, en koffie (met een broodje) kan je uiteraard declareren als voor je werk weg bent. Is het een bizar lange dag, dan ook wel een eenvoudige warme maaltijd. Je bedrijf heeft daar vast richtlijnen voor. Die stomerij van een collega is discutabel (was het de tigste zakenreis in korte tijd? vooruit dan kan ik het me voorstellen - anders niet) en het pocketen van de compensatie voor wachtgeld riekt inderdaad naar iets niet moois. Immers, de uren die je wacht boek je neem ik aan op de project/urenverantwoordingscode die je bedrijf voor de trip beschikbaar heeft gesteld. De vergoeding zou ook weer naar die projectcode moeten gaan anders wordt het budget nodeloos belast.
    In geval van twijfel overleggen met je projectleider/manager.
    PS officiele regels wisselen per land en zijn afhankelijk van belastingwetgeving. Zo krijgen mensen in de UK een vaste maaltijdvergoeding per dag bij zakelijke reizen. Gaan ze er over heen, dan zijn de meerkosten voor henzelf. Maar voor de nederlandse wet kan dat niet.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Bij ons geldt dat je geen bonnetjes voor ontbijt, lunch en diner hoeft te overleggen maar een vast bedrag krijgen dat per land (en stad) verschillend is. Dit werkt royaal declareren wel in de hand!
      Bovendien krijgen we een dagvergoeding (ook weer afhankelijk van waar je naar toe gaat) waar die kopjes koffie van gekocht kunnen worden en de overhemden van gestreken kunnen worden. Toen de declaraties nog op papier werden ingediend moest je die dagvergoeding zelf invullen. Dat vond ik zo raar (dat je voor een weekje buitenland zo maar een paar honderd euro kreeg) dat ik dat nooit invulde. Tegenwoordig kan je dit niet meer weigeren omdat het automatisch berekend wordt a.d.h.v. het vliegticket dat je niet meer zelf mag kopen. Ik voel me toch elke keer weer bezwaard om een buitenlandse reis aan te vragen. Meer dan één per jaar probeer ik te voorkomen.
      Omdat mijn voorganger al zijn reisdeclaraties in in het bijbehorende projectarchief bewaarde kwam ik er achter dat eerder zelfs de kosten voor het wisselen in buitenlands geld werd gedeclareerd (heen en terug), de kosten van de creditkaart en de aanschaf van een paspoort.
      Gesjoemeld wordt er overal. Collega's die een kilovergoeding krijgen voor een reis en met elkaar meerijden maar wel allemaal zelf de benzinekosten declareren. Of een collega die mij ergens op een station oppikte omdat er geen bus naar de plek van de vergadering ging en later tegen mij zei dat hij een declaratie had ingediend alsof ik de hele rit had meegereisd. Dat ik mijn eigen treinkaartje al had gedeclareerd maakte hem niet uit.

      Verwijderen
  5. Waar ik werk gelden vaste bedragen per bestemming per maaltijd (ontbijt, lunch, diner). Ben je korter dan een dag weg dan gaat het op declaratiebasis, als je langer weg bent dan krijg je je 'daggeld' per dag mee. Ca zestig euro voor een gemiddelde Europese bestemming. Als ik daarvan overhoud vind ik het fair dat het verschil voor mij is: ik mis ook mijn avondje sporten met vrienden en het gezelschap van mijn geliefden.

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Bij ons moeten bonnetjes worden aangeleverd en de leidinggevende moet voor accoord tekenen. Ik heb wel eens oprecht per ongeluk 8 dagen op 'kort parkeren' gestaan.. Oeps! Daar zat ik meer mee dan m'n leidinggevende, geloof ik. Ik declareer wat ik redelijk vind, een ontbijt op het vliegveld declareer ik wel. Een frietje dat ik na een dienstreis haal (heerlijk, zo'n typisch Hollands vette bek na een week liflafjes!) declareer ik weer niet.

    BeantwoordenVerwijderen